Conditions d'utilisation

1. À propos de ces conditions

Ces conditions constituent un accord entre vous et Navigatem Sàrl-S, qui exploite JobSorted (« JobSorted », « nous », « notre », « nos »). Navigatem Sàrl-S est immatriculée au Luxembourg auprès du Registre de commerce et des sociétés (RCS) sous le numéro B268646, et son siège social est situé 9 an de Gaarden, L-6842 Machtum, Luxembourg.

« Vous » désigne l'entreprise qui crée un compte JobSorted, ainsi que toute personne qui utilise JobSorted pour son compte. En créant un compte ou en utilisant JobSorted, vous acceptez ces conditions au nom de votre entreprise, et vous confirmez que vous êtes habilité à le faire.

« JobSorted » désigne notre site web, notre application web (y compris la version que vous ajoutez à l'écran d'accueil de votre téléphone), les pages que voient vos clients lorsqu'ils ouvrent le lien d'un devis ou d'une facture, et les e-mails que nous envoyons pour vous.

Notre Politique de confidentialité explique comment nous traitons les données personnelles. Les conditions de traitement des données de l'article 15 font partie de ces conditions.

2. Usage professionnel uniquement

JobSorted est destiné aux entreprises, y compris les entrepreneurs individuels, qui l'utilisent dans le cadre de leur activité professionnelle. Il n'est pas destiné à un usage personnel ou domestique. En utilisant JobSorted, vous confirmez que vous agissez pour le compte d'une entreprise et non en tant que consommateur, et que vous avez au moins 18 ans.

JobSorted étant un service entre professionnels, les lois qui protègent les consommateurs ne s'appliquent pas à ces conditions, dans la mesure permise par la loi.

3. Ce qu'est JobSorted, et ce qu'il n'est pas

JobSorted vous aide à créer des devis et des factures, à les envoyer à vos clients (nous pouvons les leur envoyer par e-mail pour vous, ou vous pouvez partager un lien), à enregistrer des paiements et à envoyer des relances à vos clients pour votre compte.

Nous fournissons uniquement le logiciel. Nous ne sommes pas :

• partie à un quelconque accord entre vous et vos clients. Les travaux, le prix et le paiement se règlent entre vous et eux ;
• une banque, une société de paiement ou un service de transfert d'argent ;
• une agence de recouvrement de créances ;
• votre comptable, votre conseiller fiscal ou votre avocat.

Ce que JobSorted vous affiche, comme les totaux, les taxes, les dates d'échéance et les statuts tels que « vu », « accepté » ou « payée », est là pour vous aider à gérer votre entreprise. Il ne s'agit pas de conseils financiers, fiscaux ou juridiques. « Vu » n'est qu'une estimation : certaines applications d'e-mail et de messagerie ouvrent les liens d'elles-mêmes pour afficher un aperçu.

JobSorted n'est ni certifié ni agréé par aucune administration fiscale, et il ne transmet pas vos factures à une administration fiscale. Ses factures sont des PDF. Certains pays exigent que les factures soient émises par un logiciel certifié, qu'elles soient envoyées sous forme de factures électroniques via un système officiel, ou qu'elles soient déclarées à l'administration fiscale. Si c'est votre cas, utilisez pour vos factures un logiciel qui le fait. JobSorted peut signaler des règles dont nous avons connaissance, mais il ne s'agit ni de conseils ni d'une liste complète.

4. Les paiements entre vous et vos clients

En bref : vos clients vous paient directement. Nous ne manipulons jamais l'argent, nous ne pouvons donc pas en être responsables.

• Vos clients vous paient directement, par exemple par virement bancaire sur le compte dont vous avez indiqué les coordonnées dans JobSorted. JobSorted ne reçoit, ne détient ni ne transfère jamais d'argent pour vous ou pour vos clients, et nous n'avons aucun accès à votre compte bancaire.
• Il vous appartient de vous assurer que les coordonnées bancaires figurant sur vos devis et vos factures sont exactes, et de vérifier qu'un paiement est bien arrivé sur votre compte avant de le marquer comme payé.
• Nous ne sommes pas responsables des paiements entre vous et vos clients. Cela comprend les retards de paiement, les impayés, les paiements partiels, les paiements excédentaires, les remboursements, les litiges et les rétrofacturations. Cela comprend aussi l'argent envoyé sur le mauvais compte, même lorsque quelqu'un vous amène par la ruse, vous ou votre client, à utiliser d'autres coordonnées bancaires.
• Lorsque JobSorted affiche une facture comme « payée », cela signifie seulement qu'une personne utilisant votre compte a enregistré un paiement. Ce n'est pas une confirmation d'une banque.
• JobSorted n'accepte pas encore les paiements par carte. Si nous les ajoutons, une société de paiement distincte les traitera selon ses propres conditions.

5. Vos responsabilités

En bref : JobSorted fait les calculs, mais c'est un outil, pas un comptable. Vérifiez tout avant de l'envoyer.

Vous êtes responsable des points suivants :

• Ce que vous envoyez. Vérifier chaque devis, chaque facture et chaque message avant son envoi, y compris les coordonnées des clients, les prix, les quantités, les taux et montants de taxes, les totaux, les acomptes, les dates d'échéance, les informations de votre entreprise et vos coordonnées bancaires.
• Les règles fiscales et de facturation. Veiller à ce que vos devis et vos factures respectent les règles qui s'appliquent à vous, par exemple les mentions qu'une facture doit comporter au regard de la fiscalité, la numérotation des factures, et l'obligation éventuelle de les émettre avec un logiciel certifié ou de les envoyer sous forme de factures électroniques.
• Vos archives. Conserver vos propres archives aussi longtemps que la loi l'exige, par exemple à des fins fiscales. Vous pouvez télécharger à tout moment le PDF de n'importe quel devis ou facture. JobSorted n'est pas conçu pour être votre seule copie.
• Les personnes que vous contactez. N'ajouter que des personnes que vous avez une véritable raison professionnelle de contacter, vous assurer que vous avez le droit de nous communiquer leurs coordonnées, et leur fournir les informations exigées par la loi sur la manière dont vous utilisez leurs données.
• Votre compte. Sécuriser votre messagerie et vos appareils, ne pas partager votre compte, et nous prévenir immédiatement à support@jobsorted.app si vous pensez que quelqu'un d'autre y a accédé. Vous êtes responsable de tout ce qui est fait depuis votre compte.
• La loi. Respecter les lois qui s'appliquent à votre entreprise, notamment en matière de protection des données, de protection des consommateurs et de recouvrement loyal des créances.

6. Relances automatiques

• Lorsque les relances sont activées, JobSorted envoie des e-mails à vos clients pour vous, au nom de votre entreprise, au sujet des devis et des factures qu'ils n'ont pas traités. Les réponses sont envoyées à l'adresse e-mail indiquée dans les informations de votre entreprise.
• Les relances sont activées par défaut pour les nouveaux comptes. Vous choisissez le calendrier et le texte, vous pouvez les mettre en pause ou les reporter pour n'importe quel client ou document, et vous pouvez les désactiver complètement.
• Nous n'envoyons de relances qu'en semaine, entre 9 h et 17 h dans votre fuseau horaire.
• Chaque e-mail envoyé à vos clients contient un lien permettant d'arrêter vos e-mails. Si un client l'utilise, nous cessons de lui envoyer des e-mails et nous vous en informons.
• Vous êtes responsable du contenu des relances envoyées depuis votre compte, y compris du texte que nous proposons si vous l'utilisez.
• Les relances s'arrêtent dès qu'un devis est accepté ou refusé, ou qu'une facture est marquée comme payée dans JobSorted. Une relance déjà en cours d'envoi à ce moment-là peut tout de même arriver. Si vous modifiez une facture de sorte qu'une somme soit de nouveau due, ses relances peuvent reprendre.
• Nous ne pouvons pas garantir qu'un e-mail sera remis, remis à temps, ou lu. Les e-mails peuvent être retardés ou bloqués par des filtres anti-spam, des fournisseurs de messagerie ou des pannes. Nous ne garantissons pas que les relances vous permettront d'être payé.
• N'utilisez pas les relances pour faire pression sur qui que ce soit, ni pour harceler ou menacer quiconque.

7. Utilisation acceptable

Vous ne devez pas utiliser JobSorted pour :

• enfreindre la loi ou les droits d'autrui ;
• envoyer du spam, ou envoyer des messages à des personnes avec lesquelles vous n'avez aucune relation professionnelle ;
• envoyer quoi que ce soit de trompeur, d'injurieux, de menaçant, de haineux ou de diffamatoire, y compris tout contenu qui s'en prend à des personnes en raison de leur race, de leur origine ethnique, de leur nationalité, de leur appartenance à la communauté des gens du voyage, de leur religion, de leur sexe, de leur orientation sexuelle ou de leur handicap ;
• tromper qui que ce soit, par exemple en vous faisant passer pour quelqu'un d'autre (comme une banque ou un service des impôts), en demandant des mots de passe, des codes ou des données de carte bancaire, ou en demandant à être payé sur un compte qui n'est pas celui de l'entreprise ;
• transmettre des virus ou tout autre code malveillant ;
• accéder, ou tenter d'accéder, au compte ou aux données d'une autre entreprise, ou tester, sonder ou attaquer notre sécurité sans notre autorisation écrite ;
• copier, revendre ou louer JobSorted, en faire de l'ingénierie inverse, ou l'utiliser pour créer un produit concurrent ;
• imposer une charge déraisonnable à JobSorted, par exemple au moyen de scripts automatisés.

Nous vérifions automatiquement ce qui est rédigé et envoyé via JobSorted (réponses, devis, factures, texte des relances, et noms d'entreprises et de clients) afin de détecter des signes d'infraction à ces règles. Nous pouvons lire tout contenu signalé afin de prendre une décision. Si nous avons des motifs raisonnables de croire que ces règles sont enfreintes, nous pouvons supprimer du contenu, bloquer des messages, ou suspendre ou fermer votre compte, immédiatement si nécessaire (voir l'article 14).

8. Votre contenu

• Vous êtes propriétaire des informations que vous saisissez dans JobSorted : vos clients, devis, factures, photos, notes et messages (« votre contenu »).
• Vous nous autorisez à stocker, copier, traiter, envoyer et afficher votre contenu uniquement dans la mesure nécessaire pour faire fonctionner JobSorted pour vous, le sécuriser et le sauvegarder.
• Vous êtes responsable de votre contenu, et il vous appartient de disposer du droit de l'utiliser.
• Lorsque nous traitons pour vous des données personnelles concernant vos clients, nous agissons en tant que votre sous-traitant au sens de l'article 15.
• Nous pouvons utiliser des statistiques anonymes et agrégées, comme le nombre de devis envoyés sur l'ensemble de JobSorted, pour faire fonctionner et améliorer notre service. Elles ne permettent jamais de vous identifier, ni vous ni vos clients.

9. Prix

JobSorted est gratuit pour le moment. Nous pourrons à l'avenir introduire des formules payantes, des essais gratuits ou des limites d'utilisation. Nous vous préviendrons au moins 30 jours avant tout changement qui a une incidence sur ce que vous payez ou sur ce que comprend votre formule. Vous ne paierez que si vous choisissez une formule payante, et toute formule payante aura son propre prix et ses propres conditions de paiement, que vous accepterez à ce moment-là.

Lorsque les formules payantes seront lancées, les règles suivantes s'appliqueront :

• Chaque personne a droit à un seul essai gratuit. S'inscrire à nouveau, avec la même adresse e-mail écrite autrement ou avec une deuxième entreprise, ne donne pas droit à un nouvel essai.
• Vous payez chaque mois par carte via Stripe, qui traite les données de votre carte selon ses propres conditions. Votre formule se renouvelle chaque mois jusqu'à sa résiliation. Dans les Paramètres, vous pouvez consulter vos factures, changer de carte et résilier. Après la résiliation, JobSorted continue de fonctionner jusqu'à la fin du mois que vous avez payé.
• Lorsqu'un essai gratuit ou une formule prend fin, JobSorted cesse immédiatement d'envoyer des e-mails à vos clients. Si un paiement par carte échoue, tout continue de fonctionner pendant 48 heures. Dans les deux cas, vous disposez de 48 heures pour payer. Passé ce délai, votre compte est verrouillé jusqu'au paiement : vous pouvez toujours vous connecter pour payer, et tout ce que vous avez créé est conservé, mais JobSorted n'envoie plus rien et les liens dont disposent vos clients ne s'ouvrent plus.

10. Disponibilité, modifications et sauvegardes

• Nous faisons tout notre possible pour que JobSorted fonctionne et que vos données soient en sécurité, mais nous le fournissons « en l'état » et « selon disponibilité ». Il peut parfois être lent, indisponible ou présenter des bugs, y compris pendant la maintenance.
• Nous pouvons modifier, ajouter ou supprimer des fonctionnalités. Si nous supprimons quelque chose d'important sur lequel vous comptez, nous essaierons de vous prévenir dans un délai raisonnable.
• Nous fixons des limites d'usage raisonnable, par exemple pour le stockage, les photos, le nombre d'enregistrements et le nombre d'e-mails par jour, afin que JobSorted fonctionne bien pour tout le monde.
• Nous sauvegardons JobSorted régulièrement, mais nous ne pouvons pas garantir de toujours pouvoir restaurer des données perdues. Conservez vos propres copies de tout ce qui est important.
• JobSorted s'appuie sur d'autres entreprises, par exemple pour l'hébergement et l'envoi des e-mails. Nous les choisissons avec soin, mais nous ne sommes pas responsables de leurs défaillances.

11. Aucun autre engagement

Nous ne prenons que les engagements énoncés dans ces conditions. Dans la mesure permise par la loi, nous excluons toutes autres clauses, conditions et garanties, qu'elles soient écrites ou implicites en vertu de la loi. Cela comprend celles portant sur la qualité, l'adéquation à un usage particulier, l'exactitude, ou le fonctionnement ininterrompu ou sans erreur de JobSorted.

12. Limites de notre responsabilité

En bref : nous ne sommes pas responsables des pertes de votre entreprise, de vos clients ni de ce que vous envoyez, et notre responsabilité totale est plafonnée. La loi ne permet à personne d'exclure certaines choses, et nous n'essayons pas de le faire.

12.1 Ce que nous ne limitons pas

Aucune disposition de ces conditions ne limite ni n'exclut notre responsabilité en cas de décès ou de dommage corporel causé par notre négligence, de fraude ou de déclaration frauduleuse, ou de faute lourde ou de faute intentionnelle de notre part, ni dans tout autre cas où la loi ne nous permet pas de la limiter ou de l'exclure.

12.2 Ce dont nous ne sommes pas responsables

Sous réserve de l'article 12.1, nous ne sommes pas responsables envers vous, que ce soit en matière contractuelle, délictuelle (y compris en cas de négligence), pour manquement à une obligation légale ou autrement, pour :

1. la perte de bénéfices, de revenus, de chiffre d'affaires, de ventes, d'activité, de contrats ou d'économies escomptées ;
2. la perte de clientèle ou l'atteinte à la réputation ;
3. la perte ou la corruption de données, ou le coût de leur reconstitution ;
4. tout préjudice indirect ou consécutif ;
5. toute somme que vos clients vous doivent, ne paient pas, paient en retard ou paient sur le mauvais compte ;
6. toute perte causée par quelque chose que vous avez créé ou envoyé, y compris une erreur dans un prix, un montant de taxe, un total, une date ou une coordonnée bancaire qui n'a pas été repérée avant l'envoi, même si c'est JobSorted qui a fait le calcul ;
7. les relances ou autres messages retardés, non remis, ou remis après le traitement d'un devis ou d'une facture ;
8. vos relations avec vos clients, ou toute réclamation qu'un client formule contre vous ;
9. les défaillances d'éléments échappant à notre contrôle, comme les fournisseurs de messagerie et d'accès à Internet, ou vos propres appareils.

12.3 Notre responsabilité totale

Sous réserve de l'article 12.1, notre responsabilité totale envers vous pour l'ensemble des réclamations découlant de JobSorted ou de ces conditions, ou s'y rapportant, sur toute période de 12 mois, est limitée au plus élevé des deux montants suivants : (a) le total des frais que vous nous avez payés au cours des 12 mois précédant l'événement à l'origine de la réclamation ; et (b) €100.

12.4 Pourquoi ces limites sont équitables

Vous reconnaissez que ces limites sont raisonnables, car JobSorted est gratuit ou peu coûteux, vous maîtrisez ce que vous envoyez et pouvez le vérifier au préalable, et vous êtes le mieux placé pour protéger votre propre entreprise, par exemple au moyen d'une assurance.

13. Votre responsabilité envers nous

Vous nous dédommagerez (vous nous indemniserez) pour l'ensemble des réclamations, pertes, dommages, amendes et frais juridiques raisonnables que nous subissons du fait :

• de votre contenu, ou de tout message envoyé depuis votre compte ;
• de vos relations avec vos clients ;
• de votre violation de ces conditions ; ou
• de votre violation de la loi, y compris de la législation sur la protection des données.

Nous vous informerons rapidement de toute réclamation de ce type et collaborerons raisonnablement avec vous à son sujet.

14. Suspension ou fermeture d'un compte

• Vous pouvez cesser d'utiliser JobSorted à tout moment. Pour fermer votre compte, allez dans Paramètres, puis Compte, puis Supprimer mon compte. Si vous avez une formule payante, résiliez-la d'abord à cet endroit. Nous conservons votre compte et ses données pendant 30 jours au cas où vous changeriez d'avis : reconnectez-vous pendant ce délai et vous pourrez tout restaurer. Au bout de 30 jours, ils sont supprimés définitivement. Vous pouvez aussi écrire à support@jobsorted.app depuis l'adresse associée à votre compte, et nous le fermerons pour vous. Dans les deux cas, téléchargez d'abord tout ce que vous devez conserver.
• Nous pouvons suspendre ou fermer votre compte, immédiatement si nécessaire, si vous enfreignez ces conditions, si votre utilisation présente un risque pour nous, pour d'autres utilisateurs ou pour le public, ou si la loi l'exige. Nous vous en indiquerons la raison, sauf si nous n'y sommes pas autorisés.
• Avec une formule payante, si un paiement manque depuis plus de 48 heures, votre compte est verrouillé jusqu'au paiement, comme l'explique l'article 9. Le verrouillage ne supprime rien.
• Nous pouvons cesser de proposer JobSorted. Dans ce cas, nous vous préviendrons au moins 30 jours à l'avance, sauf impossibilité, afin que vous puissiez télécharger vos documents.
• Lorsqu'un compte est fermé, nous supprimons ses données comme décrit dans notre Politique de confidentialité, à l'exception de ce que nous devons conserver en vertu de la loi ou pour traiter un litige.
• Les articles 4, 5, 11, 12, 13 et 17, ainsi que toute autre disposition qui, par nature, doit perdurer, continuent de s'appliquer après la fermeture de votre compte.

15. Conditions de traitement des données

Cet article s'applique lorsque nous traitons des données personnelles pour votre compte, principalement concernant vos clients (« données personnelles des clients »). Pour ces données, vous êtes le responsable du traitement et nous sommes votre sous-traitant au sens du règlement général sur la protection des données de l'UE (RGPD) et, lorsqu'il s'applique, du RGPD britannique.

15.1 Les détails

• Objet et durée : la fourniture de JobSorted à votre intention, tant que votre compte est ouvert et jusqu'à la suppression des données conformément à l'article 14.
• Nature et finalité : stocker, organiser, afficher et envoyer les données personnelles des clients afin que vous puissiez créer, envoyer et relancer des devis et des factures, et enregistrer des paiements.
• Types de données personnelles : noms, adresses e-mail, numéros de téléphone, adresses postales, noms de sociétés et numéros fiscaux, notes que vous ajoutez, contenu des devis, factures et messages, photos que vous importez, enregistrements de paiements, historique des consultations, des questions, des e-mails et des relances, et, lorsqu'un client accepte ou refuse un devis, son adresse IP, son pays approximatif et les informations sur son navigateur.
• Personnes concernées : vos clients et leurs contacts, ainsi que toute personne mentionnée dans vos documents ou messages.

15.2 Ce que nous ferons

1. Traiter les données personnelles des clients uniquement sur vos instructions documentées. Ces conditions, vos paramètres et votre utilisation de JobSorted constituent vos instructions. Si la loi nous oblige à faire autre chose, nous vous en informerons au préalable, sauf si la loi l'interdit.
2. Veiller à ce que toute personne que nous autorisons à traiter les données personnelles des clients soit tenue à la confidentialité.
3. Prendre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour en assurer la sécurité, comme l'exige l'article 32 du RGPD.
4. Ne faire appel à d'autres sous-traitants (sous-traitants ultérieurs) que dans le cadre d'un contrat écrit offrant une protection équivalente. Vous nous donnez une autorisation générale de recourir aux sous-traitants ultérieurs énumérés dans notre Politique de confidentialité. Nous vous informerons des changements avant qu'ils ne prennent effet, en mettant à jour cette liste et, pour les changements importants, par e-mail. Si vous vous y opposez pour des motifs raisonnables et que nous ne parvenons pas à résoudre la situation, vous pouvez fermer votre compte.
5. Vous aider, dans la mesure du raisonnable, à répondre aux personnes qui exercent leurs droits en matière de protection des données.
6. Vous aider à respecter vos obligations en matière de sécurité, de notification des violations, d'analyses d'impact relatives à la protection des données et de consultation des autorités de contrôle, compte tenu des informations dont nous disposons.
7. Vous informer dans les meilleurs délais après avoir pris connaissance d'une violation de données personnelles affectant les données personnelles des clients.
8. À la fermeture de votre compte, supprimer les données personnelles des clients (vous pouvez d'abord télécharger vos documents), sauf si la loi nous oblige à les conserver.
9. Mettre à votre disposition les informations nécessaires pour démontrer que nous respectons l'article 28 du RGPD, et permettre la réalisation d'audits raisonnables, menés par vous ou par un auditeur que vous désignez, et y contribuer. Les audits nécessitent un préavis raisonnable, n'ont pas lieu plus d'une fois par an sauf en cas de violation, et sont à vos frais.

15.3 Transferts internationaux

Si un sous-traitant ultérieur traite des données personnelles des clients en dehors de l'Espace économique européen ou du Royaume-Uni, nous veillons à ce que des garanties appropriées soient en place, comme une décision d'adéquation (y compris le cadre de protection des données UE–États-Unis) ou des clauses contractuelles types.

15.4 Votre rôle

Vous confirmez que vous disposez d'une base légale pour les données personnelles des clients que vous saisissez dans JobSorted et pour nous demander de les traiter, et que vous fournirez à vos clients les informations exigées par la loi.

16. Modifications de ces conditions

Nous pouvons mettre à jour ces conditions de temps à autre. Si une modification est importante, nous vous en informerons par e-mail ou dans JobSorted au moins 30 jours avant son entrée en vigueur, sauf si nous devons l'appliquer plus tôt pour des raisons juridiques ou de sécurité. Si vous continuez d'utiliser JobSorted après l'entrée en vigueur d'une modification, vous acceptez les conditions mises à jour. Si vous n'êtes pas d'accord, vous pouvez fermer votre compte.

17. Dispositions générales

• Droit applicable et tribunaux : ces conditions sont régies par le droit luxembourgeois, et les tribunaux de la ville de Luxembourg sont seuls compétents pour tout litige.
• Intégralité de l'accord : ces conditions, y compris l'article 15, constituent l'intégralité de l'accord entre nous concernant JobSorted. Vous ne vous êtes fondé sur aucune déclaration qui n'y figure pas. Cela ne limite pas la responsabilité en cas de fraude.
• Si une partie est invalide : si un tribunal juge qu'une partie de ces conditions est invalide, le reste demeure en vigueur.
• Absence de renonciation : si nous ne faisons pas respecter quelque chose immédiatement, nous pouvons toujours le faire respecter plus tard.
• Cession : nous pouvons céder nos droits et obligations au titre de ces conditions à une autre organisation, par exemple si JobSorted est vendu, et nous vous en informerons le cas échéant. Vous ne pouvez pas céder votre compte sans notre accord écrit.
• Événements indépendants de notre volonté : nous ne sommes pas responsables des retards ou des défaillances causés par des événements échappant à notre contrôle raisonnable.
• Tiers : personne d'autre que vous et nous ne dispose de droits au titre de ces conditions.
• Notifications : nous vous contacterons à l'adresse e-mail associée à votre compte. Vous pouvez nous contacter à support@jobsorted.app.
• Traductions : ces conditions sont également disponibles sur notre site web dans d'autres langues, pour vous en faciliter la lecture. Si une traduction dit autre chose, c'est la version anglaise qui fait foi.

18. Nous contacter

Des questions sur ces conditions ? Écrivez à support@jobsorted.app, ou par courrier à Navigatem Sàrl-S, 9 an de Gaarden, L-6842 Machtum, Luxembourg.