Politique de confidentialité

1. Qui nous sommes

JobSorted est exploité par Navigatem Sàrl-S (« JobSorted », « nous »). Navigatem Sàrl-S est immatriculée au Luxembourg auprès du Registre de commerce et des sociétés (RCS) sous le numéro B268646, et son siège social est situé 9 an de Gaarden, L-6842 Machtum, Luxembourg.

Pour toute question sur cette politique ou sur vos données, écrivez à support@jobsorted.app. Nous n'avons pas désigné de délégué à la protection des données, car nous n'y sommes pas tenus : contactez-nous donc directement.

2. Qui est concerné par cette politique

Des entreprises utilisent JobSorted pour envoyer des devis et des factures à leurs clients. Cette politique concerne donc deux groupes de personnes, et notre rôle est différent pour chacun :

• Les entreprises qui utilisent JobSorted (« utilisateurs »). Pour les informations de votre compte et de votre entreprise, nous sommes le responsable du traitement. Cela signifie que nous décidons de la manière dont ces informations sont utilisées, et cette politique explique comment.
• Leurs clients. Si une entreprise vous a envoyé un devis ou une facture via JobSorted, c'est elle qui est responsable du traitement de vos informations, et nous les traitons pour son compte, en tant que sous-traitant. La section 9 explique ce que cela signifie pour vous.

Nos Conditions d'utilisation (article 15) fixent les règles que nous suivons lorsque nous traitons les informations des clients pour une entreprise.

3. Ce que nous collectons sur les utilisateurs

• Informations de compte : votre adresse e-mail de connexion, la date de votre inscription et de votre dernière connexion, et votre mode de connexion : un code ou un lien à usage unique envoyé à votre adresse e-mail, ou Google ou Apple lorsque nous les proposons. Également votre formule (par exemple un essai gratuit), et la date à laquelle vous résiliez une formule ou demandez la suppression de votre compte.
• Informations sur l'entreprise : le nom de votre entreprise, votre nom, votre numéro de téléphone, votre adresse e-mail, votre adresse et votre pays, votre fuseau horaire, vos informations fiscales, votre devise, vos conditions de paiement et vos paramètres de devis, ainsi que votre logo. Votre logo est stocké à une adresse web que toute personne qui la connaît peut ouvrir, car il apparaît sur vos devis et vos factures.
• Coordonnées bancaires : les coordonnées bancaires que vous souhaitez faire figurer sur vos factures, comme le nom du titulaire et le numéro du compte, l'IBAN, le BIC, le sort code ou le routing number, selon votre pays. Lorsque vous les modifiez, nous gardons une trace de la modification, qui n'affiche que les quatre derniers chiffres, et nous vous envoyons une alerte par e-mail.
• Paramètres : si les relances sont activées, le calendrier et le texte de vos relances, et vos choix de notifications.
• Assistance et signalements de problèmes : ce que vous nous dites lorsque vous nous écrivez ou utilisez « Signaler un problème » ou « Proposer une idée », ainsi que votre e-mail de connexion, l'écran sur lequel vous étiez, la version de l'application et les informations sur votre navigateur.
• Rapports d'erreur : lorsqu'un problème survient dans l'application, elle nous envoie un rapport technique : l'erreur, le type d'écran, la version de l'application, les informations sur votre navigateur, et l'identifiant de votre entreprise si vous êtes connecté. Nous en retirons au préalable les adresses e-mail, les IBAN, les informations de connexion et les numéros longs.
• Notifications sur téléphone : si vous les activez, une adresse technique propre à votre appareil (un « abonnement push ») afin que nous puissions lui envoyer des notifications.
• Paiement de JobSorted : si vous payez par carte, Stripe encaisse le paiement et conserve les données de votre carte. Nous ne les voyons ni ne les stockons jamais. Nous conservons les références que Stripe attribue à votre compte et à votre abonnement, ainsi que le statut de votre abonnement : s'il est payé, quand il est renouvelé ou prend fin, et si un paiement a échoué.
• Essais gratuits : pour que chaque personne n'ait droit qu'à un seul essai gratuit, nous conservons un code à sens unique généré à partir de votre adresse e-mail de connexion, après en avoir retiré les éléments qui ne changent pas votre identité (comme les points dans une adresse Gmail, et tout ce qui suit un +), ainsi que la date à laquelle vous avez commencé. Ce code ne peut pas être reconverti en votre adresse.

Nous ne tenons pas notre propre journal des adresses IP des utilisateurs. Nos hébergeurs conservent des journaux techniques standard, qui comprennent les adresses IP, pendant une courte durée (voir la section 8).

4. Ce que nous traitons pour les utilisateurs au sujet de leurs clients

Lorsque vous utilisez JobSorted, vous ajoutez des informations sur vos clients. Nous les traitons pour vous, en tant que sous-traitant :

• Coordonnées des clients : nom, adresse e-mail, numéro de téléphone, adresses du chantier et de facturation, nom de la société et numéro fiscal si le client est une entreprise, et vos notes.
• Devis et factures : leur contenu, y compris les lignes, les prix, les notes et les photos ; la date de leur envoi, de leur première ouverture, de leur acceptation ou de leur refus ; et les paiements que vous enregistrez. Les photos sont stockées de manière privée, et nous en retirons les informations de localisation et d'appareil photo.
• Ce qui se passe sur la page de votre client : la première ouverture d'un devis ou d'une facture. Si un devis est accepté ou refusé, nous conservons une trace de la décision avec l'heure, l'adresse IP du client, son pays approximatif, les informations sur son navigateur et la raison éventuellement donnée. Nous conservons aussi les questions que pose votre client, avec vos réponses.
• E-mails : quels e-mails et quelles relances ont été envoyés, à quelle adresse, et s'ils ont été remis.
• Une liste « e-mails arrêtés » : si un client utilise le lien d'un e-mail pour arrêter vos e-mails, nous conservons son adresse e-mail afin qu'il ne reçoive plus d'e-mails. Cette adresse reste enregistrée même si vous supprimez le client.

5. Comment nous utilisons les informations, et pourquoi nous en avons le droit

Cette section concerne les informations dont nous sommes le responsable du traitement (section 3). La loi exige que nous ayons une raison, appelée base légale, pour chaque utilisation :

Nous ne vendons pas de données personnelles, nous ne les utilisons pas à des fins publicitaires, et nous ne les utilisons pas pour prendre des décisions automatisées qui produisent des effets juridiques ou des effets significatifs similaires sur qui que ce soit.

Nous vous enverrons des e-mails importants concernant votre compte et les changements apportés à JobSorted. Nous ne vous enverrons pas d'e-mails marketing, sauf si vous les avez acceptés.

6. Avec qui nous les partageons

Nous faisons appel à un petit nombre d'entreprises de confiance pour faire fonctionner JobSorted. Elles ne traitent les données que sur nos instructions, dans le cadre de contrats qui les protègent. Voici nos sous-traitants ultérieurs :

Nous pouvons également partager des informations lorsque la loi l'exige, pour protéger les droits, la sécurité ou les biens de personnes, ou avec un acquéreur si JobSorted venait à être vendu. Un acquéreur serait tenu de continuer à les protéger comme le prévoit cette politique.

Lorsque vous envoyez un devis ou une facture, toute personne disposant du lien peut l'ouvrir : ne le partagez donc qu'avec la bonne personne. Les liens des devis cessent de fonctionner au bout de 90 jours et ceux des factures au bout de 180 jours, et vous pouvez désactiver un lien à tout moment.

7. Transferts hors de l'UE

La base de données principale et les fichiers de JobSorted sont stockés dans l'UE, en Irlande, et notre code serveur s'exécute à Dublin. Certains de nos prestataires, comme Resend et GitHub, sont des entreprises américaines. Lorsque des données personnelles sont transférées hors de l'Espace économique européen ou du Royaume-Uni, nous veillons à ce qu'elles soient protégées, au moyen d'une décision d'adéquation (comme le cadre de protection des données UE–États-Unis, lorsque l'entreprise est certifiée) ou des clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne, avec l'addendum britannique si nécessaire.

8. Combien de temps nous les conservons

• Les informations de votre compte et de votre entreprise : tant que votre compte est ouvert. Lorsque vous supprimez votre compte (dans les Paramètres), nous conservons tout pendant 30 jours au cas où vous changeriez d'avis, puis nous supprimons le tout, à l'exception de ce que la loi nous oblige à conserver. Si vous nous en faites plutôt la demande par e-mail, le même délai de 30 jours s'applique.
• Les données de vos clients et vos documents : tant que votre compte est ouvert. Vous pouvez supprimer les clients qui n'ont ni devis ni facture, les brouillons de devis et de factures, et les photos. Les devis et factures envoyés, ainsi que les clients auxquels ils se rapportent, restent enregistrés, car ils font partie de vos archives professionnelles. Lorsque votre compte est supprimé, ils le sont aussi, 30 jours après votre demande : téléchargez donc d'abord tout ce dont vous avez besoin. Dans de nombreux pays, les règles fiscales vous obligent à conserver les factures pendant plusieurs années.
• La liste « e-mails arrêtés » : tant que votre compte est ouvert, afin que les personnes qui ont demandé à ne plus recevoir d'e-mails n'en reçoivent plus.
• Messages signalés : si nos vérifications automatiques signalent un contenu rédigé dans JobSorted, nous en conservons une copie afin de pouvoir le lire. S'il ne pose pas de problème, nous supprimons la copie au bout de 90 jours. Si nous devons prendre des mesures, nous la conservons pendant un an.
• Le code d'essai gratuit : conservé après la suppression de votre compte, afin que la même personne ne puisse pas commencer un autre essai gratuit. C'est un code à sens unique, pas votre adresse.
• Historique des paiements : Stripe conserve les factures et l'historique des paiements aussi longtemps que la loi l'exige. Nous conservons les références et le statut de votre abonnement tant que votre compte est ouvert.
• Sauvegardes : nos sauvegardes chiffrées sont supprimées automatiquement au bout de 35 jours. Notre fournisseur de base de données conserve aussi ses propres sauvegardes jusqu'à 7 jours. Les données supprimées disparaissent donc de toutes les sauvegardes sous 35 jours.
• Rapports d'erreur et signalements de problèmes : aussi longtemps que nous en avons besoin pour corriger les problèmes et améliorer JobSorted. Nous les examinons régulièrement et supprimons ceux dont nous n'avons plus besoin.
• Les journaux techniques des hébergeurs, qui comprennent les adresses IP : pendant une courte durée, généralement quelques jours, selon ce que fixe chaque prestataire.
• Sur votre appareil : la copie hors ligne de vos données expire au bout de 7 jours, et tout est effacé lorsque vous vous déconnectez.

9. Si une entreprise vous a envoyé un devis ou une facture

Si vous avez reçu un devis, une facture ou une relance d'une entreprise via JobSorted :

• L'entreprise est responsable de vos informations. C'est elle qui décide de ce qu'elle ajoute à votre sujet et de ce qu'elle vous envoie. Elle est le responsable du traitement, et nous traitons vos informations pour son compte.
• Ce que nous détenons : les informations ajoutées par l'entreprise, comme votre nom, votre adresse e-mail, votre numéro de téléphone, vos adresses et ses notes sur les travaux ; les devis et factures qu'elle vous a envoyés, y compris les éventuelles photos ; la date à laquelle vous avez ouvert chacun d'eux pour la première fois ; et les questions que vous avez posées, avec les réponses de l'entreprise.
• Si vous acceptez ou refusez un devis, nous conservons une trace de votre décision avec l'heure, votre adresse IP, votre pays approximatif et les informations sur votre navigateur, comme preuve de ce qui a été convenu.
• Les e-mails et les relances sont envoyés au nom de l'entreprise, et les réponses lui parviennent. Chaque e-mail contient un lien pour les arrêter. Si vous l'utilisez, nous ne vous écrirons plus pour le compte de cette entreprise, et nous l'en informerons. Les relances concernant un devis ou une facture s'arrêtent aussi dès que vous l'acceptez ou le refusez, ou dès que l'entreprise enregistre votre paiement.
• Contrôles de sécurité. Pour vous protéger des arnaques et des abus, nous vérifions automatiquement ce que les entreprises envoient via JobSorted, ainsi que les questions que vous posez, pour détecter des signes d'hameçonnage, de menaces, de discours de haine ou d'abus. Si un contenu est signalé, nous pouvons le lire, et nous en conservons une copie comme l'indique la section 8.
• Ni cookies ni pistage. Les pages que vous ouvrez n'utilisent ni cookies, ni pistage, ni publicité.
• Vos droits : pour consulter, rectifier ou supprimer vos informations, contactez d'abord l'entreprise. Si vous ne parvenez pas à la joindre, écrivez à support@jobsorted.app et nous vous aiderons dans la mesure du possible.

10. Cookies et stockage sur votre appareil

JobSorted ne dépose pas de cookies, et nous n'utilisons aucun service de publicité, de pistage ou de mesure d'audience.

L'application ne stocke sur votre appareil que ce dont elle a besoin pour fonctionner :

• votre session de connexion, pour que vous restiez connecté ;
• une copie hors ligne de vos données, pour que l'application s'ouvre rapidement et fonctionne quand le réseau est faible. Elle ne contient jamais de coordonnées bancaires ni de photos, elle expire au bout de 7 jours, et elle est effacée lorsque vous vous déconnectez ;
• de petits réglages, comme un avis que vous avez fermé ;
• une note qui permet à une page de se recharger une fois après la publication d'une mise à jour. C'est la seule chose que stockent les pages que vos clients ouvrent.

Ce stockage est strictement nécessaire au fonctionnement de JobSorted, il ne requiert donc pas votre consentement. Sur l'écran de connexion, Cloudflare Turnstile vérifie votre navigateur pour s'assurer que vous êtes une personne et non un robot. Cloudflare traite ces informations selon sa propre politique de confidentialité.

11. Comment nous les protégeons

• Les données transitent par des connexions chiffrées (HTTPS), et nos prestataires les chiffrent lorsqu'elles sont stockées.
• Les données de chaque entreprise sont séparées au niveau de la base de données, de sorte qu'une entreprise ne peut pas voir celles d'une autre. Nous le testons automatiquement à chaque modification du code.
• Les liens clients sont de longs codes aléatoires, que nous stockons sous une forme brouillée. Ils expirent, et vous pouvez les désactiver.
• La modification des coordonnées bancaires nécessite une connexion récente, est enregistrée et vous envoie une alerte par e-mail. Les factures conservent les coordonnées bancaires avec lesquelles elles ont été envoyées.
• Nous retirons les informations de localisation et d'appareil photo des photos lors de leur import.
• Nos sauvegardes sont chiffrées, et seul le fondateur en détient la clé.
• Seul le fondateur peut utiliser nos outils d'administration, et ils exigent une connexion en deux étapes. Le tableau de bord d'administration montre comment fonctionne JobSorted, pas les coordonnées de vos clients. Si nous devons regarder dans votre compte pour vous aider, nous ouvrons un accès en lecture seule pendant 30 minutes. Cela nécessite une nouvelle connexion en deux étapes et un motif écrit, et chaque consultation est enregistrée.

Aucun système n'est parfaitement sûr. Si une violation met vos données en danger, nous vous en informerons, ainsi que l'autorité de contrôle, comme l'exige la loi.

12. Vos droits

En vertu des lois sur la protection des données, comme le RGPD dans l'UE et le RGPD britannique au Royaume-Uni, vous avez le droit :

• de demander une copie de vos données personnelles ;
• de nous demander de les rectifier ;
• de nous demander de les supprimer ;
• de nous demander de limiter leur utilisation, ou de vous opposer à la manière dont nous les utilisons ;
• de recevoir vos données dans un format que vous pouvez transférer vers un autre service ;
• de retirer votre consentement à tout moment, lorsque nous nous fondons sur celui-ci, par exemple pour les notifications sur téléphone.

Vous pouvez corriger vous-même la plupart de vos informations dans l'application, et supprimer votre compte dans les Paramètres. Pour tout le reste, y compris une copie de vos données, écrivez à support@jobsorted.app. Nous vous répondrons dans un délai d'un mois, et nous pourrons d'abord avoir besoin de vérifier votre identité. Nous traitons ces demandes de la même manière, où que vous viviez. Si vous êtes client d'une entreprise qui utilise JobSorted, nous transmettrons généralement votre demande à cette entreprise, car c'est elle qui est responsable de vos données.

Vous avez également le droit d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de protection des données. La nôtre est la Commission nationale pour la protection des données (CNPD) au Luxembourg (cnpd.lu), et vous pouvez aussi vous adresser à l'autorité du pays où vous vivez ou travaillez. Nous aimerions avoir d'abord l'occasion de régler les choses : n'hésitez donc pas à nous contacter.

13. Enfants

JobSorted est un service destiné aux entreprises et ne s'adresse pas aux personnes de moins de 18 ans.

14. Modifications de cette politique

Nous mettrons à jour cette politique lorsque notre manière de traiter les données personnelles évoluera. En cas de modification importante, nous en informerons les utilisateurs par e-mail ou dans JobSorted avant son entrée en vigueur. La date en haut de la page indique sa dernière mise à jour.

Cette politique est également disponible sur notre site web dans d'autres langues, pour vous en faciliter la lecture. Si une traduction dit autre chose, c'est la version anglaise qui fait foi.

15. Nous contacter

Écrivez à support@jobsorted.app, ou par courrier à Navigatem Sàrl-S, 9 an de Gaarden, L-6842 Machtum, Luxembourg.