Datenschutzerklärung

1. Wer wir sind

JobSorted wird von der Navigatem Sàrl-S betrieben („JobSorted“, „wir“, „uns“). Die Navigatem Sàrl-S ist in Luxemburg im Handels- und Firmenregister (RCS) unter der Nummer B268646 eingetragen, und ihr eingetragener Sitz befindet sich unter der Anschrift 9 an de Gaarden, L-6842 Machtum, Luxembourg.

Wenn du Fragen zu dieser Erklärung oder zu deinen Daten hast, schreib an support@jobsorted.app. Wir haben keinen Datenschutzbeauftragten benannt, weil wir dazu nicht verpflichtet sind; wende dich also bitte direkt an uns.

2. Für wen diese Erklärung gilt

Unternehmen nutzen JobSorted, um ihren Kunden Angebote und Rechnungen zu schicken. Deshalb gilt diese Erklärung für zwei Gruppen von Menschen, und unsere Rolle ist für jede eine andere:

• Unternehmen, die JobSorted nutzen („Nutzer“). Für deine Konto- und Unternehmensdaten sind wir der Verantwortliche. Das heißt, wir entscheiden, wie diese Informationen genutzt werden, und diese Erklärung beschreibt, wie.
• Deren Kunden. Wenn dir ein Unternehmen über JobSorted ein Angebot oder eine Rechnung geschickt hat, ist dieses Unternehmen der Verantwortliche für deine Informationen, und wir verarbeiten sie im Auftrag des Unternehmens, als sein Auftragsverarbeiter. Abschnitt 9 erklärt, was das für dich bedeutet.

Unsere Nutzungsbedingungen (Abschnitt 15) legen die Regeln fest, die wir befolgen, wenn wir Kundeninformationen für ein Unternehmen verarbeiten.

3. Was wir über Nutzer erheben

• Kontodaten: deine E-Mail-Adresse für die Anmeldung, wann du dich registriert und zuletzt angemeldet hast und wie du dich anmeldest: mit einem Einmalcode oder -link, der an deine E-Mail-Adresse geschickt wird, oder mit Google oder Apple, wo wir das anbieten. Außerdem dein Tarif (zum Beispiel eine kostenlose Testphase) und wann du einen Tarif kündigst oder die Löschung deines Kontos beantragst.
• Unternehmensdaten: der Name deines Unternehmens, dein Name, deine Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Adresse und dein Land, deine Zeitzone, Steuerangaben, Währung, Zahlungsbedingungen und Angebotseinstellungen sowie dein Logo. Dein Logo ist unter einer Webadresse gespeichert, die jeder öffnen kann, der sie hat, weil es auf deinen Angeboten und Rechnungen erscheint.
• Bankverbindung: die Bankdaten, die auf deinen Rechnungen stehen sollen, etwa Kontoinhaber und Kontonummer, IBAN, BIC, Sort Code oder Routing Number, je nach Land. Wenn du sie änderst, speichern wir einen Vermerk über die Änderung, der nur die letzten vier Ziffern zeigt, und schicken dir eine Benachrichtigung per E-Mail.
• Einstellungen: ob Erinnerungen eingeschaltet sind, Zeitplan und Wortlaut deiner Erinnerungen und deine Einstellungen für Benachrichtigungen.
• Support- und Problemmeldungen: was du uns mitteilst, wenn du uns eine E-Mail schreibst oder „Problem melden“ oder „Idee vorschlagen“ nutzt, zusammen mit deiner Anmelde-E-Mail-Adresse, dem Bildschirm, auf dem du warst, der App-Version und Angaben zu deinem Browser.
• Fehlerberichte: Wenn in der App etwas schiefgeht, schickt sie uns einen technischen Bericht: den Fehler, die Art des Bildschirms, die App-Version, Angaben zu deinem Browser und, wenn du angemeldet bist, die ID deines Unternehmens. Vorher entfernen wir daraus E-Mail-Adressen, IBANs, Anmeldedaten und lange Zahlen.
• Benachrichtigungen aufs Handy: wenn du sie einschaltest, eine technische Adresse für dein Gerät (ein „Push-Abonnement“), damit wir Benachrichtigungen an dieses Gerät senden können.
• Zahlung für JobSorted: Wenn du per Karte zahlst, wickelt Stripe die Zahlung ab und bewahrt deine Kartendaten auf. Wir sehen oder speichern sie nie. Wir speichern die Referenzen, die Stripe deinem Konto und deinem Abonnement gibt, und den Status deines Abonnements: ob es bezahlt ist, wann es sich verlängert oder endet und ob eine Zahlung fehlgeschlagen ist.
• Kostenlose Testphasen: Damit jede Person nur eine kostenlose Testphase bekommt, speichern wir einen Einwegcode, der aus deiner Anmelde-E-Mail-Adresse erzeugt wird, wobei die Teile entfernt werden, die nichts daran ändern, wer du bist (etwa Punkte in einer Gmail-Adresse und alles nach einem +), sowie den Zeitpunkt, zu dem du zum ersten Mal gestartet bist. Der Code lässt sich nicht in deine Adresse zurückverwandeln.

Wir führen kein eigenes Protokoll über die IP-Adressen von Nutzern. Unsere Hosting-Anbieter speichern für kurze Zeit übliche technische Protokolle, die IP-Adressen enthalten (siehe Abschnitt 8).

4. Was wir für Nutzer über deren Kunden verarbeiten

Wenn du JobSorted nutzt, fügst du Informationen über deine Kunden hinzu. Wir verarbeiten sie für dich, als dein Auftragsverarbeiter:

• Kundendaten: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Einsatz- und Rechnungsadressen, Firmenname und Steuernummer, wenn der Kunde ein Unternehmen ist, und deine Notizen.
• Angebote und Rechnungen: ihr Inhalt, einschließlich Positionen, Preisen, Notizen und Fotos; wann sie verschickt, zum ersten Mal geöffnet, angenommen oder abgelehnt wurden; und die Zahlungen, die du erfasst. Fotos werden privat gespeichert, und wir entfernen Standort- und Kameradaten daraus.
• Was auf der Seite deines Kunden passiert: wann ein Angebot oder eine Rechnung zum ersten Mal geöffnet wird. Wenn ein Angebot angenommen oder abgelehnt wird, speichern wir die Entscheidung mit der Uhrzeit, der IP-Adresse des Kunden, seinem ungefähren Land, Angaben zu seinem Browser und einem etwaigen Grund, den er angegeben hat. Außerdem speichern wir alle Fragen, die dein Kunde stellt, zusammen mit deinen Antworten.
• E-Mails: welche E-Mails und Erinnerungen an welche Adresse verschickt wurden und ob sie zugestellt wurden.
• Eine Liste „abbestellter E-Mails“: Wenn ein Kunde über den Link in einer E-Mail deine E-Mails abbestellt, speichern wir seine E-Mail-Adresse, damit er keine E-Mails mehr bekommt. Dieser Eintrag bleibt auch bestehen, wenn du den Kunden löschst.

5. Wie wir Informationen nutzen und warum wir das dürfen

Dieser Abschnitt betrifft die Informationen, für die wir der Verantwortliche sind (Abschnitt 3). Das Gesetz verlangt für jede Nutzung einen Grund, die sogenannte Rechtsgrundlage:

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten, wir nutzen sie nicht für Werbung, und wir nutzen sie nicht für automatisierte Entscheidungen, die rechtliche oder ähnlich erhebliche Auswirkungen auf jemanden haben.

Wir schicken dir wichtige E-Mails zu deinem Konto und zu Änderungen an JobSorted. Werbe-E-Mails schicken wir dir nur, wenn du ihnen zugestimmt hast.

6. An wen wir Daten weitergeben

Wir setzen eine kleine Zahl vertrauenswürdiger Unternehmen ein, um JobSorted zu betreiben. Sie verarbeiten Daten nur nach unseren Weisungen und auf Grundlage von Verträgen, die die Daten schützen. Das sind unsere Unterauftragsverarbeiter:

Wir können Informationen auch weitergeben, wenn das Gesetz es verlangt, um die Rechte, die Sicherheit oder das Eigentum von Menschen zu schützen, oder an einen Käufer, falls JobSorted einmal verkauft wird. Ein Käufer müsste sie weiterhin so schützen, wie es diese Erklärung vorsieht.

Wenn du ein Angebot oder eine Rechnung verschickst, kann jeder, der den Link hat, das Dokument öffnen, teile ihn also nur mit der richtigen Person. Angebotslinks funktionieren nach 90 Tagen nicht mehr und Rechnungslinks nach 180 Tagen, und du kannst einen Link jederzeit abschalten.

7. Übermittlungen außerhalb der EU

Die Hauptdatenbank und die Dateien von JobSorted werden in der EU gespeichert, in Irland, und unser Servercode läuft in Dublin. Einige unserer Anbieter, etwa Resend und GitHub, sind US-Unternehmen. Wenn personenbezogene Daten den Europäischen Wirtschaftsraum oder das Vereinigte Königreich verlassen, sorgen wir für ihren Schutz, durch einen Angemessenheitsbeschluss (etwa den EU-US-Datenschutzrahmen, sofern das Unternehmen zertifiziert ist) oder durch die von der Europäischen Kommission genehmigten Standardvertragsklauseln, bei Bedarf mit dem UK-Addendum.

8. Wie lange wir Daten aufbewahren

• Deine Konto- und Unternehmensdaten: solange dein Konto besteht. Wenn du dein Konto löschst (in den Einstellungen), bewahren wir alles 30 Tage lang auf, falls du es dir anders überlegst, und löschen es dann, außer dem, was wir von Gesetzes wegen aufbewahren müssen. Wenn du uns stattdessen per E-Mail darum bittest, gelten dieselben 30 Tage.
• Die Daten deiner Kunden und deine Dokumente: solange dein Konto besteht. Du kannst Kunden ohne Angebote oder Rechnungen löschen, ebenso Entwürfe von Angeboten und Rechnungen sowie Fotos. Verschickte Angebote und Rechnungen und die Kunden, zu denen sie gehören, bleiben gespeichert, weil sie Teil deiner Geschäftsunterlagen sind. Wenn dein Konto gelöscht wird, werden sie mitgelöscht, 30 Tage nach deinem Antrag, also lade vorher alles herunter, was du brauchst. In vielen Ländern verlangen die Steuervorschriften, dass du Rechnungen mehrere Jahre lang aufbewahrst.
• Die Liste „abbestellter E-Mails“: solange dein Konto besteht, damit Menschen, die darum gebeten haben, keine E-Mails zu bekommen, auch keine mehr bekommen.
• Markierte Nachrichten: Wenn unsere automatischen Prüfungen etwas markieren, das in JobSorted geschrieben wurde, bewahren wir eine Kopie davon auf, damit wir es lesen können. Ist es unbedenklich, löschen wir die Kopie nach 90 Tagen. Müssen wir deswegen etwas unternehmen, bewahren wir sie ein Jahr lang auf.
• Der Code für die kostenlose Testphase: bleibt nach der Löschung deines Kontos gespeichert, damit dieselbe Person keine weitere kostenlose Testphase starten kann. Es ist ein Einwegcode, nicht deine Adresse.
• Zahlungsunterlagen: Stripe bewahrt Rechnungen und Zahlungsunterlagen so lange auf, wie es das Gesetz verlangt. Wir speichern die Referenzen und den Status deines Abonnements, solange dein Konto besteht.
• Backups: Unsere verschlüsselten Backups werden nach 35 Tagen automatisch gelöscht. Unser Datenbankanbieter bewahrt außerdem eigene Backups bis zu 7 Tage lang auf. Gelöschte Daten verschwinden also innerhalb von 35 Tagen aus allen Backups.
• Fehler- und Problemberichte: so lange, wie wir sie brauchen, um Probleme zu beheben und JobSorted zu verbessern. Wir prüfen sie regelmäßig und löschen die, die wir nicht mehr brauchen.
• Technische Protokolle der Hosting-Anbieter, die IP-Adressen enthalten: für kurze Zeit, meist ein paar Tage, wie von jedem Anbieter festgelegt.
• Auf deinem Gerät: Die Offline-Kopie deiner Daten läuft nach 7 Tagen ab, und alles wird gelöscht, wenn du dich abmeldest.

9. Wenn dir ein Unternehmen ein Angebot oder eine Rechnung geschickt hat

Wenn du über JobSorted ein Angebot, eine Rechnung oder eine Erinnerung von einem Unternehmen bekommen hast:

• Das Unternehmen ist für deine Informationen zuständig. Es entscheidet, was es über dich einträgt und was es dir schickt. Es ist der Verantwortliche, und wir verarbeiten deine Informationen in seinem Auftrag.
• Was wir speichern: die Angaben, die das Unternehmen eingetragen hat, etwa deinen Namen, deine E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Adressen und seine Notizen zum Auftrag; die Angebote und Rechnungen, die es dir geschickt hat, einschließlich etwaiger Fotos; wann du jedes davon zum ersten Mal geöffnet hast; und alle Fragen, die du gestellt hast, mit den Antworten des Unternehmens.
• Wenn du ein Angebot annimmst oder ablehnst, speichern wir deine Entscheidung mit der Uhrzeit, deiner IP-Adresse, deinem ungefähren Land und Angaben zu deinem Browser, als Nachweis dessen, was vereinbart wurde.
• E-Mails und Erinnerungen kommen im Namen des Unternehmens, und Antworten gehen an das Unternehmen. Jede E-Mail enthält einen Link, um sie abzubestellen. Wenn du ihn nutzt, schicken wir dir für dieses Unternehmen keine E-Mails mehr und geben dem Unternehmen Bescheid. Erinnerungen zu einem Angebot oder einer Rechnung enden außerdem, sobald du das Angebot annimmst oder ablehnst oder sobald das Unternehmen deine Zahlung erfasst.
• Sicherheitsprüfungen. Um dich vor Betrug und Beleidigungen zu schützen, prüfen wir automatisch, was Unternehmen über JobSorted verschicken und welche Fragen du stellst, auf Anzeichen von Phishing, Drohungen, Hassrede oder Beleidigungen. Wird etwas markiert, können wir es lesen, und wir bewahren eine Kopie auf, wie in Abschnitt 8 beschrieben.
• Keine Cookies, kein Tracking. Die Seiten, die du öffnest, verwenden keine Cookies, kein Tracking und keine Werbung.
• Deine Rechte: Um deine Informationen einzusehen, zu berichtigen oder zu löschen, wende dich bitte zuerst an das Unternehmen. Wenn du es nicht erreichst, schreib an support@jobsorted.app, und wir helfen, wo wir können.

10. Cookies und Speicherung auf deinem Gerät

JobSorted setzt keine Cookies, und wir nutzen keine Werbe-, Tracking- oder Analysedienste.

Die App speichert auf deinem Gerät nur, was sie zum Funktionieren braucht:

• deine Anmeldesitzung, damit du angemeldet bleibst;
• eine Offline-Kopie deiner Daten, damit die App schnell öffnet und auch bei schlechtem Empfang funktioniert. Sie enthält nie Bankdaten oder Fotos, läuft nach 7 Tagen ab und wird gelöscht, wenn du dich abmeldest;
• kleine Einstellungen, etwa einen Hinweis, den du weggeklickt hast;
• einen Vermerk, mit dem eine Seite einmal neu laden kann, nachdem wir ein Update veröffentlicht haben. Das ist das Einzige, was die Seiten speichern, die deine Kunden öffnen.

Diese Speicherung ist für den Betrieb von JobSorted unbedingt erforderlich und braucht deshalb nicht deine Einwilligung. Auf dem Anmeldebildschirm prüft Cloudflare Turnstile deinen Browser, um sicherzustellen, dass du ein Mensch bist und kein Bot. Cloudflare verarbeitet diese Informationen nach seiner eigenen Datenschutzerklärung.

11. Wie wir Daten schützen

• Daten werden über verschlüsselte Verbindungen (HTTPS) übertragen, und unsere Anbieter verschlüsseln sie bei der Speicherung.
• Die Daten jedes Unternehmens werden auf Datenbankebene getrennt gehalten, sodass ein Unternehmen die Daten eines anderen nicht sehen kann. Wir testen das automatisch bei jeder Änderung am Code.
• Kundenlinks sind lange Zufallscodes, die wir nur in unkenntlich gemachter Form speichern. Sie laufen ab, und du kannst sie abschalten.
• Eine Änderung der Bankverbindung erfordert eine aktuelle Anmeldung, wird protokolliert und löst eine Benachrichtigung per E-Mail an dich aus. Rechnungen behalten die Bankverbindung, mit der sie verschickt wurden.
• Wir entfernen Standort- und Kameradaten aus Fotos, wenn sie hochgeladen werden.
• Unsere Backups sind verschlüsselt, und nur der Gründer hat den Schlüssel.
• Nur der Gründer kann unsere Admin-Werkzeuge nutzen, und sie erfordern eine zweistufige Anmeldung. Das Admin-Dashboard zeigt, wie JobSorted läuft, nicht die Daten deiner Kunden. Wenn wir in dein Konto schauen müssen, um dir zu helfen, öffnen wir 30 Minuten lang eine Nur-Lese-Ansicht. Dafür sind eine erneute zweistufige Anmeldung und eine schriftliche Begründung nötig, und jeder Einblick wird protokolliert.

Kein System ist vollkommen sicher. Wenn eine Datenschutzverletzung deine Daten gefährdet, informieren wir dich und die Aufsichtsbehörde, wie es das Gesetz verlangt.

12. Deine Rechte

Nach den Datenschutzgesetzen, etwa der DSGVO in der EU und der UK GDPR im Vereinigten Königreich, hast du das Recht:

• eine Kopie deiner personenbezogenen Daten zu verlangen;
• von uns ihre Berichtigung zu verlangen;
• von uns ihre Löschung zu verlangen;
• von uns zu verlangen, dass wir ihre Nutzung einschränken, oder der Art, wie wir sie nutzen, zu widersprechen;
• deine Daten in einem Format zu erhalten, das du zu einem anderen Dienst mitnehmen kannst;
• deine Einwilligung jederzeit zu widerrufen, wo wir uns auf sie stützen, zum Beispiel bei Benachrichtigungen aufs Handy.

Die meisten deiner Angaben kannst du in der App selbst berichtigen, und dein Konto kannst du in den Einstellungen löschen. Für alles andere, auch für eine Kopie deiner Daten, schreib an support@jobsorted.app. Wir antworten innerhalb eines Monats und müssen eventuell zuerst prüfen, wer du bist. Wir bearbeiten diese Anfragen auf dieselbe Weise, egal wo du wohnst. Wenn du Kunde eines Unternehmens bist, das JobSorted nutzt, leiten wir deine Anfrage in der Regel an dieses Unternehmen weiter, weil es für deine Daten zuständig ist.

Du hast außerdem das Recht, dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Für uns ist das die Nationale Kommission für den Datenschutz (CNPD) in Luxemburg (cnpd.lu), und du kannst dich auch an die Aufsichtsbehörde in dem Land wenden, in dem du wohnst oder arbeitest. Wir würden uns freuen, wenn wir die Sache zuerst selbst klären könnten, also melde dich bitte bei uns.

13. Kinder

JobSorted ist ein Dienst für Unternehmen und nicht für Personen unter 18 Jahren gedacht.

14. Änderungen dieser Erklärung

Wir aktualisieren diese Erklärung, wenn sich die Art ändert, wie wir mit personenbezogenen Daten umgehen. Wenn wir eine wesentliche Änderung vornehmen, informieren wir die Nutzer per E-Mail oder in JobSorted, bevor sie wirksam wird. Das Datum oben zeigt, wann sie zuletzt aktualisiert wurde.

Diese Erklärung gibt es auf unserer Website auch in anderen Sprachen, damit du sie leichter lesen kannst. Weicht eine Übersetzung davon ab, gilt die englische Fassung.

15. Kontakt

Schreib an support@jobsorted.app oder per Post an Navigatem Sàrl-S, 9 an de Gaarden, L-6842 Machtum, Luxembourg.